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【爆速】たったの1つ意識するだけ!レポートが終わらないあなたが意識するべきポイント

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レポートとか記事作成とか全然終わらないですよね。全然文字数書けない。。。泣

「5000文字のレポートが全然終わらない!」

 

と嘆いてしまう気持ちわかります。なかなか意識して普段から文章を書くひとはいないでしょうから、大体の方は「なんで自分には文章力がないんだろう」と思ってしまうはずです。

 

そんな人たちに「ですます調で書きなさい」とか、「逆説的な書きなさい」とか話すつもりはありません。たった1つシンプルなことだけを意識してくださいという話をします。

 

「1つだけ!?」と思う方もいると思いますが、本当にこれだけで大丈夫です。

きっとレポートが終わらないと嘆いてしまうこともなくなるはずです。

 

参考文献

 

これだけで大丈夫「素材を集めよう」

素材を集めよう

レポートが終わらないと嘆いているあなた。文章力がないわけではありません。

 

たった1つだけ意識してほしいのは「素材を集める」ということだけです。

 

素材を集めるというのは、これから書こうとしているレポートの目的を達成できる情報、読書が求めている情報です。

 

「レポート1000文字なんて何書けば良いんだよ。。。」と考えてしまっている方は、1000文字書くための素材を集めきれていません。素材さえ集めてしまえばあっという間に文章を書くことができます。

 

短い文章と長い文章の違いは「素材の量」であり、「表現の差」ではありません。

 

素材とは「独自の事実」「エピソード」「数字」

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ここでいう素材とは、以下の3つになります。

  • 独自の事実
  • エピソード
  • 数字

 

この3つを意識して、素材を集めていきましょう。

 

ここでは、それぞれの素材について「テレワークによる生産性の向上」というテーマをもとに例をあげます。

独自の事実

ここで言う事実とは「具体的な事実」のことを言います。

例をあげましょう。

 

悪い:この会社は生産性とても高い会社です。

良い:テレワークで出勤の疲れをなくし、生産性を高めている会社です。

 

上記の例では悪い例では抽象的にどのように生産性を上げたのか分からない状態ですが、良い例では具体性があり、興味が湧いてきます。

 

このように具体な事実を集めていくことを考えていきましょう。

 

注意してほしいのは、「表現を上手くしなさい」と言っていることではなく、「テレワークで出勤の疲れをなくし、生産性を高めている」という独自の事実を集めましょうということです。

 

エピソード

「テレワークに上層部は反対していたが、社長の知り合いのIT企業を視察して、考え方が180度変わりました。」といったようなエピソードを集めると良いです。

 

読者の視点に立ったときに、こういったエピソードは心躍るものがありますよね?

 

素材として大切な項目になります。

 

数字

数字を意識して素材を集めると、文章の具体性が上がり、読み手の興味をつかめます。

 

悪い:テレワークによって売上が向上した。

良い:テレワークによって、ストレスチェックで30%もストレスの低下が見られ、売上が前年度比50%向上した。

 

良い例のほうが興味を持てませんか?

 

このように数字を意識して素材を集めるだけで、具体性がある読みたい文章を書くことができます。

正直、これだけでもうレポートには悩みません。「適切な素材を十分に集める」だけで書けるようになります!

 

目的と読者を整理する

素材を正しく集めるために、目的と読者をしっかりと整理しましょう。

 

「テレワークによる生産性の向上」というレポートを書くというのは同じでも、上層部がテレワークを導入するための検討材料とするのか、これからテレワークを始めるために社員にメリットを伝える材料にするのかで、必要な材料は変わってきます。

 

上層部に伝えるためであれば、

  • テレワークによって50%売上が上がった事例がある
  • オフィス縮小により家賃を20%コストカットできる

といった素材が必要です。

 

社員に伝えるのであれば、上記の素材よりも、

  • 通勤疲れによる社員のストレスレベルが30%低下できた
  • 売上が上がり給料のベースを10%上げた事例がある

といった素材のほうが興味を引きます。

 

このように「目的」と「読者」を事前に整理してから素材を集めることで、的を得た情報を得ることができます。

 

素材に対する考え方

ここで素材に対する考え方について補足します。

求められているのは必要な「情報」だと理解する

読者に求められているのは、素晴らしい文章の表現力ではなく、目的を達成できる「情報」です。

 

必要な情報さえ集めることができれば、あとはレポートにまとめるだけ。

 

もっと気軽に文章を書くことができます。

 

起承転結や文法にはこだわらない

素材が目的を果たしているものであれば、起承転結や文法にこだわらなくても伝わりますし、読み手の満足感を得ることができます。

 

知りたいことが書かれているベースが整っている文章であれば、文法がおかしくても意味は通じます。

 

あとで文書の順番を整えますが、まずは素材を集めることを意識します。 

 

読み手にこれを伝えたいと思う内容そのものを集める

目的と読者を整理した状態であれば、「ぜひこれを教えてあげたい」と思う素材が目に入ってくるはずです。それらを素材として集めていきましょう。

 

「カラーバス効果」と言いますが、自分が求めている情報を脳は自然とフィルタをかけて検知します。無意識で情報収集をしているときよりも、格段に素材を集めることができるようになります。

 

カラーバス効果を得るために、必ず事前に目的と読者を整理しましょう。

 

今まで本当に「表現の差」が文章書ける人と書けないひとの差だと思ってました。この文書術を知ってだいぶ書けるようになりました!

 

どうやって素材を集めるか

まずは書く目的を明確にする

真の目的まで掘り下げる

表面上の目的は明確ですが、本当は真の目的が別にあり、それが分かっていないといったことがよくあります。

 

例えば、社内報で他部署に自分の仕事を紹介するレポートを作成するとします。表面上の目的は「自分の仕事を他部署に紹介する」ということになります。

 

しかし、なぜ社内報を書く必要があるのかと考えると、真の目的は「自分の仕事で使われている他部門でも使えそうなノウハウを紹介し、他部門の生産性を向上させる」ということかもしれません。

 

このようなケースは表面上の目的だけでは、求めていた社内報は作成できなかったでしょう。

 

真の目的まで考えることで、的確な素材を集めることができます。

 

依頼された場合は目的を必ず確認する

「部門の売上をレポートにまとめてほしい」「大学での活動内容をレポートにまとめてほしい」というような依頼をされることがあると思います。

 

他人から依頼される場合は、必ず目的を確認しましょう。

 

文書だけでなく仕事でも当たり前ですが、目的を明確にしないとせっかくレポートを作って提出したのに、「なんか思ってたのと違って使えない」ということが発生します。

 

そのようなことを避けるためにも必ず目的を確認し、目的に沿った素材を集めましょう。

 

「誰」が読むかを考える

相手によって集める文章が変わってくる

目的が同じでも誰が読むかによって、集める素材は変わってきます。小学生とビジネスマンには同じ文章を書かないですよね?読み手をはっきりとさせることが大切です。

 

読者を決めれないときはどうするか?

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といっても、読者を決めれないときがあると思います。

 

そのようなときは特定の読者として、知人の中の1人に向けて書くのをおすすめします。

 

知人をイメージして、年齢や属性をはっきりさせます。さらに、知人の悩みを考えて、どういったことが知りたいか考えるのが良いでしょう。

 

マーケティングの世界では「ペルソナ」にあたりますが、ペルソナを考えるのは意外と時間がかかります。そのため、思い切って1人に絞って考え、そのひとがどういうレポートを書けば、喜んでくれるか考えていくのが良いです。

 

「みんな」に向けた文章は伝わらない

「わざわざ一人に決めなくてもいいじゃないか」

という声が聞こえてきそうですね。笑

 

でも、はっきりと1人の読者を決めて書いたほうが良いと話しているひとは、本やネットでも多く見つけますし、参考文献の書籍を書いている上阪 徹さんも累計40万部を超えるベストセラーを産むなど多く読まれています。

 

「30代から40代の男性に向けて書く」といっても、実際はそんなひとはおらず、「34歳男性」というあくまで個性を持った1人が記事を読むことを意識しましょう。

 

目的と読者は両方必ず決めて目に見えるところに置いておく

 目的だけではダメな理由

目的と読者はセットです。

 

例えば、「運動」について書くとだけ決めても、「とっかかり」がないため何を書いたらいいのか分からない状態になってしまいます。

 

「高齢者向けの運動方法」というように決めておくだけで、とっかかりが明確になり正しい素材を集めることができます。

 

自分が面白いことでも読者によって面白くない可能性もある

自分が面白いことは読者によっては全然興味がないということもあります。自分がサッカーが好きでいくらその熱を書いたとしても、将棋好きの読者には伝わりません。

 

読者を決めることによって、相場感を掴むことができます。

 

読者を決めても、読者について相場感が分からないときがあります。そのようなときは、読者が触れているだろう情報を見てみるのをおすすめします。雑誌、ネット、テレビなどを参考にすることでどういったことが刺さるのか大体掴めるようになると思います。

 

自分がどう見られているか知ってること

読者は「誰が書いた文章なのか?」を常に見ています。

サッカーをやっているひとに野球について批判されたら、「お前がそれを言うなよ!」と思ってしまいますよね?

 

例えば、20歳の新人がいくら背伸びして事業の戦略的な内容をレポートを上司に提出しても、上司が求めているのは現場に則したレポートであって、「まだひよっこのお前がそれをいうなと思われてしまいます。

 

それがいくら的を得ていたとしても、伝わらないといったことが発生してしまうため、自分がどう見られているか考えておくことが重要です。

読者に対して、自分が信用が得られていない場合には、「権威を借りる」のが良いです。有名な〇〇が言ってたとか、実験で証明されているとか、信用できる材料を出すと読者に納得してもらえます。

 

とにかく素材を集める

早く、多く集めて、後で削る

思いついたらすぐにメモをとる

思いついた素材は記憶して後でレポートにまとめるのではなく、すぐにメモに取りましょう。

 

記憶は曖昧ですぐに忘れてしまいますし、メモに落とし込むことで見える化したほうが書くときに楽になります。

 

見たものがどんなものだったかメモをとる

自分が見たものをすぐにメモに取ることも大切です。

 

自分が見て、「感じたこと」も十分な素材になります。

 

「オリンピックがすごかった」ではなく、「オリンピックの会場には10万人、ひとがびっしり入っていて臨場感溢れている、みんな汗だくになって声を出して応援している」といったように、自分が感じたことを鮮明にメモしましょう。

 

スマホを活用する

メモ帳に手書きでメモを取るのではなく、スマホを使ってメモを残しましょう。

 

いつでも持っているスマホであれば、いつ、どんなときでもすぐにメモを残すことができます。

 

素材をまとめるときにPCで行うひとも多いと思うので、Evernoteのような同期可能なメモ帳やメールで転送しておくといった方法も良いでしょう。

 

素材を圧倒的に集める時間の使い方

移動中、スキマ時間で素材を集める

素材集めにはある程度時間がかかります。まとまった時間がなかなか取れない場合は、移動中やスキマ時間を有効に使いましょう。

 

スマホを持っている現代では十分すぎるくらいスキマ時間で素材を集めることが可能です。

 

私も、通勤電車の中でスマホで情報収集を行い、素材を集めています。

 

他のプライベートの時間を大切にするためにも、ぜひスキマ時間を有効的に活用しましょう。

 

正しい順序に組み立てる

素材をすべて見える化する

集めた素材を一旦全て一覧化するなどして、見える化しましょう。

 

頭で記憶しているものも、整理するために書き出したほうが良いです。

 

私の場合はマインドマップに落とし込んでいます。マインドマップであれば、階層的に見える化できるので、素材の関連も含めて分かりやすくまとめれます。

 

おすすめのマインドマップをアプリXMindはこちら。

jp.xmind.net

 

マインドマップを活用してみたい方はこちらもおすすめ!

マインドマップは使ったことない?人生損してます!笑 明らかに考えを整理するときの効率が上がります。素材の整理に限らずおすすめです!

 

「話して伝える」ならどんな順番にするか考える

素材を見える化したら、「話して伝える」ならどんな順番にするか考えましょう。

 

なぜ話して伝えることを考えるかというと、会話であれば分からないを相手は質問してきますので、それを想定しながら順番を決めることで読み手が理解できる文章を作成できます。

 

私の場合はアプリのマインドマップを使っていますので、話すことをイメージしながら素材をドラック&ドロップしてスムーズに順番を考えています。

 

書き出しを意識する

順番を決める際に、「書き出し」は意識して考えましょう。

 

書き出しで興味を持ってもらえなければ、その後も興味を持ってもらうことが難しいですし、最悪の場合はレポートを読んでくれないといったこともあります。

 

一気に書き上げる

素材が揃ったら速攻で書く

素材が揃ったら速攻で書き出しましょう。

 

締切がある場合は、締切が近くなってこないとやる気にならないことがありますが、前もって書き出すことをおすすめします。

 

締切が近くなってくるとストレスを感じ、文章にも影響が出てきます。

 

推敲の時間も十分に取れないと、文章がめちゃくちゃでも気づかずそのまま出してしまうパターンになりかねないです。

 

完璧主義にならないこと

すぐに文章を書くためには、完璧主義にならずに最後まで一気に書き切りましょう。

 

誤字脱字、文章の意味が分からなくてもまずは書き切ることを優先することが大切です。もちろんこれはあとで推敲を入れることを前提にしてますので、心配する必要はありません。

 

一気に書くことで一気通貫した文章を書ける可能性が高くなります。

私の場合は完璧主義によく陥ってしまいます。あとから推敲することを前提にどんどん書くように気をつけてます。

 

読みやすく整える

絶対に書き上げた文章をそのまま提出しない

ここまで書けた。。。あとは提出するだけ。。。

 

と言う前に、絶対に書き上げた文章をそのまま提出するのは止めましょう!

 

提出する前に推敲することをおすすめします。というか、推敲しないとダメです!笑

 

ここまでは推敲することを前提に一気書き上げてきました。逆にいうとそれくらい一気に書き上げても問題ありません。

 

最後にこのプロセスを経て、完成させていきましょう。

 

最初の推敲

推敲はできれば目的に分けて3回行いましょう。1回目は文章全体の確認を行います。

  • 論理が破綻していないか?
  • 説得力に欠けることはないか?
  • 文脈に沿った適切な素材を選んでいるか?
  • 詰まることなく、一気通貫で読めるか?
  • 内容に重複はないか?

まずはすぐに直さず、問題点をピックアップするだけで構いません。

 

大切なのは全体を見て問題がないか確認していくことで、ここでは1つ1つ見る必要はありません。

 

2回目の推敲

次に、文章1つ1つを見ていきます。

  • 意味不明、説明不足のところはないか?
  • 読者や文章に登場する関係者に、失礼な言い回しはないか?
  • 読者に嫌悪感を与えないか?
  • 暑苦しくないか?イライラさせないか?

もし、文章のリズムが悪い場合は語尾を確認しましょう。

 

似たような内容の繰り返し表現は削除したり、接続詞の量を調整することが読みやすい文章にすることができます。

 

もし、文章ボリュームを多いのであれば、ここで調整を行い文章を修正します。

 

3回目の推敲

最後の最後で誤字脱字のチェックを行います。

 

大きな問題を対処してから、小さい問題を対処するのが最も効率的に速く推敲を終わらせることできます。

 

3回目の推敲を終わらせて、文章の作成が完了となります。

やっと完成ですね!推敲は慣れてきたら3回やってほしいところですが、まずは1回から始めることをおすすめします。

 

まとめ

いかがでしたでしょうか?

 

文章力がなく、レポートが終わらないと嘆いていたあなたもこの記事を見て、書けない理由が分かったのではないでしょうか?

 

あれこれ悩むよりもシンプルに「素材を集める」ということを大切にする。文書やレポートの書き方のノウハウは多く本やネットでありますが、そういうことでよりも本質的だったと思います。

 

実際に素材を集めることを意識して書いてみると驚くほどに文章が書けます。

 

また、普段から並行して良い文章に触れておくことをおすすめします。

 

いざ文章を書くとなったときも、ある程度の型ができていると更に倍速で文章を作成することができるでしょう。

 

ぜひ本記事の内容を試してみてください!

本記事は参考文献を参考にして書いてみました。7300文字ほどありますが、2時間ほどでベースを書くことができたので、かなりスピードが上がったと感じてます!

 

 参考文献